¿Puede otra persona pagar un gasto de tu empresa? Lo que debes saber para no tener problemas con el SAT

Es una situación más común de lo que parece.

Un empleado paga un hotel durante un viaje de trabajo con su tarjeta bancaria porque la empresa aún no le deposita los viáticos. Un socio cubre una compra urgente para evitar que se detenga una operación. Un abogado paga derechos gubernamentales por cuenta de su cliente. Incluso un familiar o un amigo realiza un pago mientras el contribuyente no puede hacerlo.

En todos estos casos surge la misma duda: ¿Ese gasto sigue siendo deducible aunque el pago lo haya realizado otra persona?

La respuesta es sí puede serlo, pero únicamente cuando se cumplen determinados requisitos previstos por la legislación fiscal. De lo contrario, el SAT podría rechazar la deducción, negar el acreditamiento del IVA o cuestionar la operación durante una auditoría.

La buena noticia: la ley sí permite estos pagos

Muchas personas creen que el único que puede pagar un gasto es el propio contribuyente.

En realidad, la Resolución Miscelánea Fiscal contempla expresamente la figura del pago de erogaciones a través de terceros, la cual reconoce que, por razones operativas, una persona distinta puede efectuar el pago de bienes o servicios que realmente corresponden al contribuyente.

En otras palabras, el SAT reconoce que la persona que entrega físicamente el dinero no siempre es la misma que soporta económicamente el gasto.

Esto ocurre diariamente en las empresas y no representa un problema por sí mismo.

El problema aparece cuando la operación no se documenta correctamente.

¿Quién puede ser ese tercero?

Aquí existe una de las mayores confusiones. La regla fiscal no establece que el tercero deba ser un trabajador, un socio o un representante legal.

En principio, el tercero puede ser cualquier persona, por ejemplo:

• Un empleado.

• Un socio o accionista.

• Un administrador.

• Un representante legal.

• Un abogado o contador.

• Un gestor.

• Otra empresa.

• Un familiar.

• Incluso un amigo.

Lo importante no es la calidad de la persona que realiza el pago.

Lo verdaderamente importante es que pueda demostrarse que actuó por cuenta del contribuyente y que se cumplieron los requisitos establecidos por la autoridad fiscal.

¿Cómo funciona el pago por cuenta de terceros?

La regla contempla dos escenarios.

El primero ocurre cuando el tercero paga inicialmente con sus propios recursos y posteriormente recibe el reembolso.

El segundo se presenta cuando el contribuyente entrega previamente el dinero al tercero para que éste realice los pagos correspondientes.

En ambos casos existen requisitos específicos, pero el principio es el mismo: el gasto pertenece al contribuyente y el tercero únicamente interviene como intermediario del pago.

El error que más problemas genera

Uno de los errores más frecuentes consiste en pedir la factura a nombre de quien realizó el pago.

Por ejemplo, un empleado paga un hotel con su tarjeta bancaria y solicita que la factura se emita con su RFC.

Posteriormente la empresa intenta deducir ese gasto. En ese momento comienzan las complicaciones.

Como regla general, el CFDI debe expedirse con el RFC del contribuyente que realmente soportará la erogación y no necesariamente con el de quien realizó materialmente el pago.

Este simple detalle suele marcar la diferencia entre una deducción procedente y una observación durante una auditoría.

No basta con tener una factura

Durante muchos años bastaba conservar el comprobante fiscal. Hoy las revisiones del SAT son mucho más amplias.

La autoridad normalmente también verifica:

• quién realizó el pago;

• quién recibió el beneficio del gasto;

• cómo se reembolsó el dinero;

• si existen transferencias bancarias;

• si la contabilidad coincide con los estados de cuenta;

• si puede seguirse el recorrido completo del dinero.

En otras palabras, el SAT ya no revisa únicamente la factura; revisa toda la operación.

¿Qué pasa si un amigo o un familiar hizo el pago?

Esta es probablemente una de las preguntas más frecuentes. La respuesta depende de dos aspectos distintos.

Si un amigo o un familiar únicamente realizó el pago por cuenta del contribuyente y posteriormente recibió el reembolso conforme a las reglas fiscales, esa circunstancia, por sí sola, no impide aplicar el esquema de pago por cuenta de terceros.

Sin embargo, eso no significa automáticamente que el gasto sea deducible.

La deducción dependerá también de cumplir todos los requisitos previstos en la Ley del Impuesto sobre la Renta.

Por ejemplo, si se trata de viáticos, gastos de viaje o determinadas prestaciones, además deberá verificarse que la persona beneficiaria del gasto tenga la relación jurídica que exige la propia ley y que la erogación resulte estrictamente indispensable para la actividad del contribuyente.

Un criterio del SAT que conviene conocer

Aunque no resulta obligatorio para los contribuyentes, el SAT ha emitido el criterio no vinculativo 6/ISR/PI, mediante el cual explica cómo interpreta ciertas erogaciones realizadas a favor de terceros.

En dicho criterio la autoridad sostiene que algunos conceptos, como los gastos de previsión social, viáticos o gastos de viaje, únicamente resultan deducibles cuando benefician a personas con las que el contribuyente mantiene una relación laboral o de prestación de servicios profesionales y, además, se cumplen los demás requisitos establecidos por la Ley del ISR.

Es importante hacer una precisión.

Este criterio no crea obligaciones adicionales ni modifica la ley. Sin embargo, permite conocer cuáles son los aspectos que normalmente revisa el SAT durante sus auditorías.

Por ello, antes de deducir cualquier gasto conviene hacerse dos preguntas distintas:

¿El pago por cuenta de terceros se documentó correctamente?

Y además: ¿Ese gasto cumple los requisitos de deducibilidad previstos por la Ley del ISR? Confundir ambas cuestiones es uno de los errores más frecuentes entre los contribuyentes.

Cinco recomendaciones para evitar problemas con el SAT

Si en tu empresa es común que otras personas realicen pagos por cuestiones operativas, estas prácticas pueden ayudarte a reducir riesgos:

• Solicita siempre que el CFDI se expida con el RFC correcto.

• Realiza los reembolsos mediante transferencia bancaria o cheque, evitando el efectivo.

• Conserva evidencia del flujo del dinero, incluyendo estados de cuenta y comprobantes de reembolso.

• Si entregaste recursos anticipadamente para efectuar pagos, verifica que cualquier remanente sea devuelto dentro de los plazos previstos por la regla.

• Antes de deducir el gasto, confirma que también cumple los requisitos establecidos por la Ley del ISR.

Conclusión

El pago de erogaciones por cuenta de terceros es una figura completamente válida y muy útil para la operación diaria de cualquier empresa. Sin embargo, su correcta aplicación exige algo más que una factura.

La autoridad fiscal espera que el contribuyente pueda demostrar quién realizó el pago, por cuenta de quién se efectuó, cómo circuló el dinero y por qué el gasto corresponde realmente a su actividad.

En otras palabras, no basta con acreditar que alguien pagó; también debe demostrarse que la operación fue auténtica, que se documentó correctamente y que cumple los requisitos para ser deducible.

Si tu empresa utiliza este esquema con frecuencia, vale la pena revisar periódicamente la forma en que documenta estas operaciones. Una adecuada organización desde el origen suele ser la mejor defensa frente a una eventual revisión del SAT.

Infografía sobre mitos y realidades del pago por cuenta de terceros.